M² · Maxmio

Maxmio – Anleitung für Firmen

Aktuelle Funktionen: Firmenzugang, E-Mail-Bestätigung, Freischaltungsstatus und Passwortwiederherstellung. Das E-Rechnungsmodul ist in Vorbereitung. Die Erklärvideos sind mit einer KI-generierten Stimme vertont.

Anleitungsstand 0.1.10 · 13.10.2026 · Videos mit deutschen Erläuterungen und künstlichen Beispieldaten.

Firma registrieren

Als erste Ansprechperson ein eigenes Firmenkonto anlegen.

  1. Auf maxmio.de ‚Firma registrieren‘ öffnen.
  2. Firmenname, Ansprechperson, E-Mail und Firmenanschrift angeben. Telefon und steuerliche Kennung sind vorerst optional; Kennungsart passend auswählen.
  3. Lastschrift oder PayPal als Zahlungswunsch wählen. Es wird keine Zahlung und kein SEPA-Mandat ausgelöst.
  4. Ein eigenes Passwort mit mindestens zwölf Zeichen setzen und ‚Firma registrieren‘ wählen.

Ergebnis und Kontrolle: Eine Bestätigungs-E-Mail wird angefordert. Die Firma bleibt bis zur Maxmio-Freigabe ausstehend.

Fehler und Grenzen: Bei fehlender Mail Spamordner prüfen und bei einem Versandfehler die angezeigte Meldung beachten. Keine Mitarbeiter über eine zweite Firmenregistrierung anlegen; Mitarbeiterzuordnung folgt später.

E-Mail bestätigen und anmelden

Die E-Mail-Adresse prüfen und auf das Firmenkonto zugreifen.

  1. Die Maxmio-Bestätigungsmail öffnen und ‚E-Mail bestätigen‘ wählen.
  2. Auf maxmio.de im Bereich ‚Anmelden‘ die registrierte E-Mail und das eigene Passwort eingeben.
  3. ‚Anmelden‘ wählen und im Konto den Firmenstatus prüfen.

Ergebnis und Kontrolle: Die eigene Firma und ihr Freischaltungsstand werden angezeigt.

Fehler und Grenzen: Abgelaufene oder ungültige Links erlauben keine Anmeldung. Bei vergessenem Passwort die Resetfunktion nutzen. Ein Betreiberbereich erscheint bei normalen Firmenkonten nicht.

Freischaltung und Verfügbarkeit

Registrierung, Firmenfreigabe und Fachmodule unterscheiden.

  1. Nach der Anmeldung den Firmenstatus ansehen.
  2. Bei ‚Freischaltung ausstehend‘ die Prüfung durch Maxmio abwarten.
  3. Mit ‚Status aktualisieren‘ den aktuellen Stand abrufen.

Ergebnis und Kontrolle: Nach Maxmio-Freigabe erscheint ‚Firmenkonto freigeschaltet‘. Die Firma kann sich nicht selbst freigeben.

Fehler und Grenzen: Die Firmenfreischaltung aktiviert kein noch nicht verfügbares Fachmodul. E-Rechnung, Mitarbeiterzuordnung, Modulbuchung und echte Zahlungsabwicklung sind noch in Vorbereitung.

Passwort vergessen

Ein neues Passwort über einen zeitlich begrenzten E-Mail-Link setzen.

  1. Im Anmeldebereich ‚Passwort vergessen?‘ wählen.
  2. Die registrierte E-Mail-Adresse eingeben und ‚Reset-Link anfordern‘ wählen.
  3. Den Link aus der Maxmio-Mail öffnen. Bei einem abgelaufenen Link einen neuen anfordern.
  4. Das neue Passwort mit mindestens zwölf Zeichen zweimal eingeben und ‚Passwort speichern‘ wählen.
  5. Anschließend mit dem neuen Passwort anmelden.

Ergebnis und Kontrolle: Das Passwort ist ersetzt. Firma, Status und Berechtigungen bleiben erhalten.

Fehler und Grenzen: Unterschiedliche Passwörter werden abgewiesen. Linkdaten werden nicht dauerhaft im Browser gespeichert; nach Verlust der Resetansicht einen neuen Link anfordern.

Kunden anlegen

Kundenfirmen im eigenen freigeschalteten Mandanten erfassen.

  1. Anmelden und den Status Firmenkonto freigeschaltet prüfen.
  2. Kunden und Import öffnen wählen, bei mehreren Firmen den gewünschten Mandanten auswählen.
  3. Unter Kunde anlegen den Firmennamen und vorhandene Kundennummer, Anschrift und Umsatzsteuer-ID erfassen. Das Land wird als ISO-Code wie DE angegeben.
  4. Kommunikationsdaten der Firma ergänzen; Rechnungs-E-Mail ausdrücklich als Rechnung kennzeichnen.
  5. Optional Ansprechpartner hinzufügen und anschließend Kunden speichern wählen.

Ergebnis und Kontrolle: Der Kunde erscheint in der gespeicherten Kundenliste des gewählten Mandanten. Postleitzahl und Kundennummer bleiben Text, damit führende Nullen erhalten bleiben.

Fehler und Grenzen: Kundenstamm ist nur für freigeschaltete Firmen zugänglich. Gleiche Kundennummer oder gleicher Firmenname mit derselben Anschrift wird als vorhandener Kunde erkannt. Rechnungserstellung ist weiterhin in Vorbereitung.

Kontakte und E-Mail-Adressen ergänzen

Mehrere Ansprechpartner und Kommunikationsadressen je Kunde verwalten, ohne eine feste Grenze von fünf E-Mail-Adressen.

  1. Kunden und Import öffnen und den Kunden in der Liste suchen.
  2. Kontakt / Kommunikationsdaten ergänzen wählen.
  3. Unter Zuordnung eine bestehende Kontaktperson auswählen, um weitere Adressen zu ergänzen. Oder einen neuen Ansprechpartner mit Name/Funktion erfassen. Für zusätzliche Firmenadressen Kundenfirma wählen.
  4. Über + E-Mail oder Telefon weitere Adressen ergänzen. E-Mail-Adressen können als Allgemein oder Rechnung gekennzeichnet werden.
  5. Ergänzung speichern wählen. Für weitere Ansprechpartner denselben Vorgang wiederholen.

Ergebnis und Kontrolle: Neue Kontakte und Adressen werden dem ausgewählten Kunden im eigenen Mandanten hinzugefügt. Bestehende Einträge bleiben erhalten.

Fehler und Grenzen: Kontaktname benötigt mindestens zwei Zeichen. Eine leere Ergänzung wird nicht gespeichert. Telefonnummern erhalten keinen Rechnungszweck. Korrektur/Löschung bestehender Kontaktdaten ist in diesem ersten Stand noch nicht als Benutzerfunktion umgesetzt; entsprechende Datenschutzprozesse bleiben zu vervollständigen.

Kunden importieren und Felder zuordnen

Kunden aus anderen Programmen mit lokaler Dateivorschau übernehmen.

  1. Massenimport öffnen und Excel XLSX/XLS, ODS, CSV, TSV, JSON oder eine einfache XML-Kundenliste auswählen. Pro Datei gelten 10 MB, 10.000 Datenzeilen und 100 Spalten; größere Exporte aufteilen.
  2. Bei Textdateien Kodierung und CSV-Trennzeichen auswählen. Bei Excel/ODS Tabellenblatt und die Zeile der Spaltenüberschriften festlegen. Danach Datei prüfen wählen.
  3. Jede Quellspalte einem Kunden- oder Kontaktfeld zuordnen oder Nicht importieren wählen. Vorschläge immer prüfen. Mehrere E-Mail-/Telefonspalten dürfen auf dasselbe Kommunikationsfeld zeigen. Länder als ISO-Code angeben.
  4. Vorschau prüfen wählen. Pflichtfeldfehler, ungültige E-Mail-Adressen und widersprüchliche Kundenzeilen korrigieren; bei Fehlern bleibt der Import gesperrt. Kontakte derselben Kundennummer werden zusammengefasst.
  5. Import bestätigen wählen. Pakete von bis zu 100 Kunden werden atomar gespeichert; vorhandene Kunden werden übersprungen.
  6. Abschlusszahlen und Kundenliste prüfen. Bei unterbrochenem Import kann dieselbe Vorschau erneut bestätigt werden; Paketkennungen verhindern doppelte Speicherung.

Ergebnis und Kontrolle: Nur bestätigte gültige Kundendaten werden übertragen. Rohdatei, unbekannte und abgewählte Spalten werden nicht gespeichert. Die Vorschau zeigt die ersten 20 Kunden und die Gesamtzahlen.

Fehler und Grenzen: Ein Paket wird bei einem Datenbankfehler vollständig verworfen; bereits erfolgreiche Pakete bleiben gespeichert. Bei Neuladen ist die lokale Vorschau weg, vorhandene Kunden werden beim erneuten Import weiterhin übersprungen. Komplexe proprietäre XML-Formate, PDFs und Bilder bitte zuerst als CSV/XLSX exportieren. Formeln werden nicht ausgeführt; bei Excel werden vorhandene Zellwerte übernommen.